Cuando la Estrategia sigue al Presupuesto.

Cuando la estrategia sigue al presupuesto

El presupuesto es un instrumento de gestión. Su importancia radica en materializar todo esfuerzo, actividad, trabajo, o proyecto, en unidades monetarias. El presupuesto convierte

todos los recursos sociales, laborales, materiales, intangibles, etc., en una sola expresión económica que permite a una organización conocer aproximadamente, la cantidad necesaria de dinero para llevar a cabo sus actividades. No “aterrizar” las ideas, proyectos, programas, o actividades, en un presupuesto, equivale a un desconocimiento absoluto de administración, así como del postulado económico de los recursos escasos. El presupuesto convierte todo recurso a términos monetarios, facilitando la objetividad de los tomadores de decisiones y estrategas. Sin embargo, el presupuesto no es el centro de la administración de las organizaciones; de hecho, el presupuesto no existiría si no fuera necesario el empleo de recursos.

Sin tomar en consideración el rubro, ámbito, nivel, o alcance en el que desarrolla sus actividades; toda organización, que pretenda sostenerse en el tiempo, establece objetivos, diseña la manera correcta de alcanzarlos, y gestiona la obtención de los recursos necesarios para tal fin. El adecuado equilibrio entre objetivos, medios, y recursos, sintetiza en sí su estrategia. Ésta se convierte en un proyecto coherente que, a manera de puente, une el actual momento del “hoy” con el futuro esperado del “mañana”, en los límites de un espacio temporal, bajo la aceptación de ciertos niveles de riesgo, y negociando o enfrentando a otras voluntades o circunstancias provenientes del ambiente estratégico.

En ese orden de ideas, la organización formula una teoría y desarrolla una práctica con ella creando escenarios plausibles del futuro. Tal interacción abstracta, le permite flexibilizar la mente de los que conducen la organización. En consecuencia, ésta se anticipa a los acontecimientos, crea cursos de acción, e internaliza su estrategia desarrollando diversos planes que conducen al logro de sus objetivos con preponderancia del mediano y largo plazo. La práctica diaria de una organización inteligente se orienta estratégicamente en base a principios y normas claramente conocidos y compartidos por toda la organización. En tal situación, no existen brechas entre lo que se predica y lo que se hace. La estrategia diseñada en una organización inteligente crea una masa crítica cada vez más autosuficiente para tomar decisiones en su nivel, porque entiende claramente el propósito y dirección de la organización. En ese contexto, el presupuesto sigue a la estrategia.

En condiciones en que la estrategia guía el presupuesto, la organización invierte los procesos tomando como base la eficacia del cumplimiento de su misión, creando a lo largo de los procesos proyectos de mejora continua en base a la voz del cliente o usuario final. Como los recursos siempre son escasos y existen diversas restricciones, la organización desarrolla una excelencia en el uso de los recursos en base a la eficiencia. Al establecer una relación entre eficiencia y eficacia, la estrategia proyecta el establecimiento de indicadores de productividad y efectividad, que es fundamentalmente el adecuado equilibrio entre objetivos, medios, y recursos. Como el presupuesto sigue a la estrategia, la búsqueda de recursos y el empleo de éstos tienden a orientarse exclusivamente a aquellos procesos que generen valor; al mismo tiempo que se elimina toda asignación de recursos para aquellas actividades que no se encuentran alineadas con la estrategia. Los recursos asignados por el presupuesto son verificados sobre la calidad de su empleo (calidad del gasto), y no por el porcentaje de ejecución del gasto.

En circunstancias que el ambiente estratégico no es comprendido cabalmente, los vectores de: tiempo, riesgo, urgencia, y jerarquía, por los cuales se desplaza la estrategia, tienden a descomponer el adecuado equilibrio en favor y preponderancia de uno o más de ellos por sobre los otros vectores. Cuando esto sucede, normalmente la estrategia sigue al presupuesto. La urgencia del uso de recursos presiona a la organización a la más rápida ejecución del gasto en detrimento de la calidad de su empleo. Ante esa situación, la organización no es más estratégica y mucho menos inteligente. La urgencia de la ejecución del gasto paraliza toda inventiva de mejora, la iniciativa se pierde, y se crea una tóxica dependencia hacia las decisiones de la alta gerencia, a la cual todo se le consulta y de la cual se debe esperar siempre su aprobación final, por mínima que sea la acción que se desea emprender. En este punto, la organización presenta grandes incoherencias entre los valores que divulga y las acciones de sus integrantes.

Habiéndose trastocado la dirección estratégica de la organización, la exigencia del cliente o usuario es completamente ignorada, y a éste se le proporciona lo que se le puede dar y no lo que quiere recibir. Este postulado se aplica para toda acción y no sólo en el ámbito de la dirección de empresas.

Es cierto que las crisis conllevan a un ajuste financiero. También es cierto que existen actividades fundamentales en una organización que no deben detenerse, y ante la escasez de recursos éstas tendrán prioridad sobre otras; sin embargo, las crisis son la antítesis de la estrategia, o que ésta no fue adecuadamente formulada o existieron fallas sustanciales en su ejecución. Sí la crisis explota se origina en la ausencia de una anticipación estratégica. Cuando el presupuesto guía a la organización, es posible que se obtengan logros importantes, pero sólo de corto plazo. La flexibilidad y resiliencia se extravían cuando la estrategia persigue desesperadamente al presupuesto. Finalmente, cuando el presupuesto guía a la estrategia, la idea darwiniana de la adaptación es llevada a su máxima expresión en un viaje sin retorno para la organización, que seguramente sobrevivirá, algún tiempo, pero que nunca tendrá tiempo para innovar si no sólo para sobrevivir. Parece conocido lo que se acaba de describir?